Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se han convertido en una herramienta indispensable para la gestión eficiente de las operaciones. Sin embargo, los usuarios de ERP On Premise, es decir, aquellos que alojan su software ERP localmente en sus propias instalaciones o en las de terceros, enfrentan una serie de desafíos únicos que pueden impactar su eficiencia y costos. Vamos a explorar estos problemas a fondo para entender mejor por qué muchas empresas están considerando la migración a la nube.
La Implementación: Una Montaña Rusa de Costos y Tiempo
Uno de los primeros problemas que enfrentan los usuarios de ERP On Premise es la implementación. No es ningún secreto que poner en marcha un ERP On Premise puede ser una tarea titánica.
Costos Iniciales
- Licencias Caras: Las licencias de software para ERP On Premise pueden ser exorbitantemente caras. Las empresas necesitan un presupuesto considerable solo para adquirirlas.
- Infraestructura: Además del software, se requiere una infraestructura de hardware robusta y segura para alojar el ERP.
- Consultoría y Personalización: La implementación a menudo requiere contratar consultores especializados para personalizar el ERP según las necesidades específicas del negocio.
Tiempo y Recursos
- Duración de la Implementación: Configurar y adaptar un ERP On Premise puede tomar meses, e incluso años en algunos casos.
- Entrenamiento del Personal: El personal necesita ser entrenado para usar el sistema eficientemente, lo cual implica tiempo y costos adicionales.
- Interrupciones Operacionales: Durante la fase de implementación, es común que las operaciones diarias de la empresa se vean interrumpidas, afectando la productividad.
Mantenimiento y Actualizaciones: El Dilema de Nunca Acabar
Una vez que el ERP On Premise está en funcionamiento, el siguiente desafío es el mantenimiento.
Costos Continuos
- Actualizaciones Periódicas: Los sistemas ERP requieren actualizaciones periódicas para mantenerse al día con las últimas funcionalidades y parches de seguridad.
- Soporte Técnico: Necesitarás un equipo de TI disponible para manejar cualquier problema técnico que surja, lo cual puede ser costoso.
Compatibilidad y Obsolescencia
- Compatibilidad de Software: Con el tiempo, los sistemas ERP pueden volverse incompatibles con otros software y sistemas más nuevos que la empresa podría querer integrar.
- Obsolescencia Rápida: La tecnología avanza a pasos agigantados, y un ERP On Premise puede volverse obsoleto rápidamente, requiriendo inversiones adicionales para mantener su relevancia.
Un ejemplo de estos problemas de actualización y soporte es el de Dynamics GP.
Las versiones anteriores a 2019 de GP están en la política Fixed Lifecycle de Microsoft, lo que significa que hay una fecha de finalización para el soporte general y el soporte extendido. Los clientes que utilicen estas versiones anteriores deben actualizar a la versión actual de GP o migrar a otro ERP antes de que expire el soporte.
La versión Post-2019 está bajo la política Modern Lifecycle de Microsoft. Bajo esta política, Microsoft proporciona soporte continuo. Lanzan tres actualizaciones al año que consisten en hotfixes, actualizaciones fiscales y actualizaciones normativas. Microsoft ha declarado que dará soporte a esta versión al menos hasta 2028 para dar tiempo a los clientes a migrar a otro sistema. Pero, de cualquier manera, recomiendan la migración.
Flexibilidad y Escalabilidad: El Talón de Aquiles del ERP On Premise
Otro problema que enfrentan los usuarios de ERP On Premise es la falta de flexibilidad y escalabilidad.
Rigidez del Sistema
- Personalización Limitada: Aunque es posible personalizar los ERP On Premise, hacerlo puede ser complicado y costoso.
- Adaptabilidad a Nuevas Necesidades: Adaptar el sistema a nuevas necesidades empresariales puede ser un proceso lento y difícil.
Escalabilidad Cuestionable
- Costos de Escalado: Escalar un sistema On Premise implica invertir en más hardware y posiblemente en más licencias de software.
- Tiempo para Escalar: Ampliar la capacidad de un ERP On Premise no es inmediato; requiere tiempo para planificar y ejecutar.
Seguridad y Cumplimiento: Una Espada de Doble Filo
La seguridad es un área crítica para cualquier sistema ERP, pero los sistemas On Premise presentan desafíos únicos.
Amenazas Internas y Externas
- Vulnerabilidades Internas: El riesgo de accesos no autorizados por parte de empleados es una preocupación constante.
- Ciberataques: Los hackers siempre están buscando vulnerabilidades en los sistemas On Premise. Una brecha de seguridad puede resultar en la pérdida de datos y daño a la reputación.
Cumplimiento Normativo
Cumplimiento de Normativas: Mantenerse al día con las normativas y regulaciones puede ser un dolor de cabeza. Esto requiere constantes auditorías y actualizaciones del sistema para asegurar el cumplimiento.
Problemas de Integración
Los ERP On Premise a menudo enfrentan dificultades para integrarse con otros sistemas y aplicaciones que las empresas utilizan.
Integraciones Complejas
- Conectividad Limitada: La integración con otros sistemas puede ser limitada y difícil de lograr sin la ayuda de expertos.
- Problemas de Compatibilidad: No todos los sistemas están diseñados para trabajar juntos sin problemas, lo que puede generar incompatibilidades y errores.
Flujo de Información
- Fragmentación de Datos: Si los sistemas no se integran correctamente, puede haber una fragmentación de datos, lo que dificulta la obtención de una visión integral del negocio.
- Duplicidad de Información: La falta de integración puede llevar a la duplicación de datos, lo que resulta en ineficiencias y errores en los informes.
Cómo enfrentar estas problemáticas
El uso de un ERP On Premise presenta una serie de desafíos significativos que pueden impactar la eficiencia y los costos operativos de una empresa. Desde la alta inversión inicial y los costos de mantenimiento, hasta los problemas de seguridad y la necesidad de personal especializado, cada uno de estos problemas debe ser cuidadosamente considerado al evaluar la viabilidad de un ERP On Premise.
Una solución efectiva para estos problemas es migrar el ERP a la nube con Azure y utilizar las soluciones de Microsoft Dynamics 365. La migración a la nube permite a las empresas reducir costos operativos al eliminar la necesidad de mantener infraestructura física, mejorar la escalabilidad con recursos en la nube que se ajustan dinámicamente a las necesidades del negocio, y beneficiarse de actualizaciones automáticas y seguridad mejorada proporcionadas por Azure. Microsoft Dynamics 365, como parte de esta solución en la nube, ofrece una integración más sencilla con otras aplicaciones empresariales y un acceso más flexible a través de dispositivos móviles, mejorando así la eficiencia operativa y facilitando la gestión de todos los flujos de información dentro de la organización.
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